1 график документооборота

Содержание

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

  • упорядочить процесс работы с документами;
  • рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
  • сократить задержки времени при обработке документации;
  • избежать рабочих конфликтов;
  • осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
  • своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

  • масштабов деятельности фирмы;
  • структуры предприятия;
  • особенностей построения системы управления;
  • видов применяемой первички;
  • иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

  • «Унифицированные формы первичных документов (перечень)»;
  • «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец»;
  • «Унифицированная форма № ОС-4 — акт о списании объекта ОС».

График документооборота является приложением к учетной политике предприятия. Как правильно составить учетную политику и приложения к ней, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс».

  • сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

  • сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  • конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  • разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  • конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

  • утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
  • ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
  • оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
  • налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
  • проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
  • налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
В условиях распространения в РФ коронавирусной инфекции организации необходимо минимизировать бумажный документооборот, заменив его на электронный формат работы…. Как правильно организовать электронный документооборот, узнайте в справочно-правовой системе К+. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Итоги

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).

График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

Существуют следующие виды графиков документооборота:

  • типовые,
  • унифицированные,
  • индивидуальные.

Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово — экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

Еще в советском положении Минфина от 29.07.1983 № 105 указано, что главный бухгалтер должен контролировать создание, получение, обработку и хранение документов. Среди инструментов для решения этой задачи – график документооборота и номенклатура дел.

Но график документооборота – это не формальность, которая требуется по каким-то древним документам. Это действительно важный инструмент, без которого главбух рискует не собрать документы к проверке или по запросу налоговой.

Поэтому давайте попробуем создать график документооборота по всем правилам, а попутно разберемся, зачем он на самом деле нужен.

Разработку графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждают график приказом руководителя организации (п. 5.2 положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

В графике документооборота нужно описать:

  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  • перечень сотрудников, проверяющих документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

Два основных вида графика документооборота

График можно сделать по образцу, предложенному Минфином, а можно по собственной структуре – главное, чтобы вам было удобно. Как мы писали выше, график – энгто не формальность, а реальный инструмент, без которого будет тяжело контролировать движение документов внутри компании. Самые распространенные виды графиков – в табличной форме и в форме схемы.

Пример графика документооборота в виде таблицы

В таком виде график документооборота можно приложить к Учетной политике.

Скачать в .xls

Пример графика документооборота в виде схемы ли памятки

Также движение документов можно отразить более наглядно – в виде схемы или памятки. Такой способ нужен не для внесения в Учетную политику организации, а для прояснения сотрудникам их задач по передаче документов.

Памятка может быть выполнена в виде инструкции с пунктами или чек-листа. Сотруднику нужно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.

Например, сотруднику нужно забрать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти (можно приложить образцы), и срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию.

Благодаря четко регламентированному графику, схемам и памяткам сотрудникам будет проще разобраться в движении документов. А то, что понятно, легче выполнять.

Определитесь, нужен ли график для вашей работы

График документооборота просто необходим организациям, в которых первичная документация поступает в бухгалтерию из разных отделов. С его помощью вы сможете организовать и контролировать работу по выписке документов разными людьми — вовремя ли они выполняют свою работу? А если происходят задержки, то по чьей вине?

Памятка. График необходим, когда нужно контролировать своевременность выписки и передачи документов сотрудниками организации в бухгалтерию.

Если же вы работаете бухгалтером в маленькой фирме и все документы оформляете самостоятельно, то графика для самой себя у вас, скорее всего, нет. Как мы уже сказали, какие-либо штрафы за отсутствие графика вам не грозят. Ведь данный документ нужен для внутреннего контроля и составляется исключительно для нужд организации. Какие-либо внешние пользователи в нем не заинтересованы. Однако мы все равно рекомендуем вам разобраться в том, что представляет собой график и как его оформлять. Ведь не исключено, что в будущем условия вашей работы могут измениться.

Выберите удобный способ градации документов

Требования к графику документооборота установлены Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение). Данный документ действует в части, не противоречащей бухгалтерскому законодательству. Раздел 5 Положения, касающийся графика документооборота, полностью ему соответствует. А значит, вы можете в полной мере его применять.

Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер (п. 5.2 Положения). Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру кадровому работнику или, например, секретарю. Унифицированной формы графика документооборота нет. Поэтому вам придется разработать ее самостоятельно. Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:

  • кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;
  • в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;
  • кто является ответственным за создание и передачу документа;
  • кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;
  • сколько времени нужно хранить документ в организации.

На заметку. Унифицированная форма графика документооборота не утверждена, поэтому организация может разработать ее самостоятельно.

В бухгалтерию поступают как первичные документы, созданные работниками организации, так и «первичка» от контрагентов. По входящим документам можно оформить отдельный график документооборота, а можно включить их в общий план документооборота, назначив ответственных лиц за их проверку и передачу в бухгалтерию.

В Приложении к Положению приведен пример графика документооборота, который составлен в зависимости от документов, применяемых организацией. Образец такого документа мы представили на рис. 1. Вы можете взять его за основу. Однако, на наш взгляд, это не самый удачный вариант. Дело в том, что такой график документооборота сложный для восприятия, особенно если вы используете большое количество первичных документов. Каждому исполнителю свой бланк придется выискивать среди множества прочих.

Образец неструктурированного графика документооборота

———————————————————————————————————————————————
Наименование Создание документа Передача документа в бухгалтерию Обработка и хранение документа
документа ——————————————————————————————————————————
Количество Кто Срок Ответственный Кто Срок передачи Ответственный Кто исполняет Срок Срок
выписывает оформления за исполнение представляет за проверку исполнения хранения
———————————————————————————————————————————————
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
———————————————————————————————————————————————
Приказе 1 Кадровый В день Начальник Кадровый В день Ответственный Ответственный В день 75 лет
о приеме работник заключения отдела кадров работник подписания бухгалтер бухгалтер поступления
работника трудового приказа приказа
на работу договора руководителем
(форма N Т-1)
———————————————————————————————————————————————
Приказ о 1 Кадровый В течение Начальник Кадровый В день Ответственный Ответственный В день 3 года
предоставлении работник пяти дней отдела кадров работник подписания бухгалтер бухгалтер поступления
отпуска после приказа приказа
работнику поступления руководителем
(форма N Т-6) заявления
———————————————————————————————————————————————

Рисунок 1

График будет удобным, если все документы в нем объединить по какому-либо принципу. Тогда ответственное лицо может сразу найти требующийся документ. Мы предлагаем два возможных способа.

Способ N 1: сгруппируйте документы по хозяйственным операциям. Данный способ подойдет для небольших компаний, у которых не так много хозяйственных операций. В этом случае в первом столбце графика перечислите все возможные хозяйственные операции. А для каждой хозяйственной операции укажите документы, которые необходимо выписать. Фрагмент такого графика приведен на рис. 2 на с. 28 — 29.

Фрагмент графика, в котором документы сформированы по хозоперациям

——————————————————————————————————————————————————-
Хозяйственная Создание документа Передача документа в бухгалтерию Обработка и хранение документа
операция ——————————————————————————————————————————————
Наименование Количество Кто Срок Ответственный Кто Срок Ответственный Кто исполняет Срок Срок
документа выписывает оформления за исполнение представляет передачи за проверку исполнения хранения
——————————————————————————————————————————————————-
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
——————————————————————————————————————————————————-

Покупка Платежное 2 Бухгалтер За день Главный Бухгалтер, В день Генеральный Ответственный В день 5 лет
товаров поручение до оплаты бухгалтер проводивший оплаты директор и бухгалтер оплаты
(форма товаров платежное товаров главный товаров
0401060) поручение до 15.00 бухгалтер до 18.00
в банке
——————————————————————————————————————————————
Доверенность 1 Бухгалтер За день до Главный Работник, На следующий Ответственный Ответственный В день 5 лет
(форма получения бухгалтер на которого день после бухгалтер бухгалтер получения
N М-2) товаров у выписана истечения доверенности
поставщика доверенность срока до 18.00
доверенности
до 13.00
——————————————————————————————————————————————
Товарная 1 Поставщик В день Работник, Работник, На следующий Ответственный Ответственный В день 5 лет
накладная получения получающий получивший день после бухгалтер бухгалтер получения
(форма товаров товары товары получения накладной
N ТОРГ-12) товаров от до 18.00
поставщика
до 13.00
——————————————————————————————————————————————
Акт 1 Член В день Председатель Председатель В день Ответственный Ответственный В день 5 лет
о приемке приемной приема приемной приемной приема бухгалтер бухгалтер приема
товаров комиссии товаров комиссии комиссии товаров товаров
(форма до 18.00 до 18.00
N ТОРГ-1)
——————————————————————————————————————————————————-

Рисунок 2

Способ N 2: объедините документы по отделам организации. Этот способ в отличие от предыдущего подойдет для более крупных компаний, состоящих из достаточно большого числа подразделений и отделов. Для каждого отдела перечислите первичные документы, которые выписывают работающие в нем сотрудники. В данном случае вы можете оформить график как единый документ, действующий для всей организации. А можете составить для каждого отдела свой график документооборота. С образцом графика для отдела оптовых продаж вы можете ознакомиться на рис. 3 на с. 28 — 29.

Образец графика документооборота для отдела оптовых продаж

———————————————————————————————————————————————
Наименование Создание документа Передача документа в бухгалтерию Обработка и хранение документа
документа ——————————————————————————————————————————
Количество Кто Срок Ответственный Кто Срок передачи Ответственный Кто исполняет Срок Срок
выписывает оформления за исполнение представляет за проверку исполнения хранения
———————————————————————————————————————————————
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
———————————————————————————————————————————————
Договор 2 Менеджер В день Начальник Менеджер В день Ответственный Ответственный В день 5 лет
поставки по продажам поступления отдела по продажам продажи бухгалтер, бухгалтер продажи
(форма заказа оптовых товаров юрист товаров
утверждена продаж
приказом
руководителя)
———————————————————————————————————————————————
Счет на оплату 2 Менеджер На Начальник Менеджер В день Ответственный Ответственный В день 5 лет
товаров по продажам следующий отдела по продажам составления бухгалтер бухгалтер продажи
(форма день после оптовых счета товаров
утверждена поступления продаж
приказом заказа
руководителя)
———————————————————————————————————————————————
Акт передачи 2 Менеджер В день Начальник Менеджер В день Ответственный Ответственный В день 5 лет
продукции по продажам передачи отдела по продажам продажи бухгалтер, бухгалтер продажи
(форма товаров оптовых товаров юрист товаров
утверждена продаж
приказом
руководителя)
———————————————————————————————————————————————
Товарная 2 Менеджер В день Начальник Менеджер В день Ответственный Ответственный В день 5 лет
накладная по продажам передачи отдела по продажам продажи бухгалтер бухгалтер продажи
(форма товаров оптовых
N ТОРГ-12) продаж
———————————————————————————————————————————————

Рисунок 3

Совет редакции. Чтобы исполнитель мог легко найти документ, объедините их по конкретному принципу, например по хозяйственным операциям или отделам организации.

Утвердите график отдельным приказом

После того как график документооборота составлен, руководитель организации должен его утвердить. График можно оформить в виде приложения к приказу об учетной политике. Однако, на наш взгляд, это нерационально. Дело в том, что учетная политика может обновляться ежегодно. А график так часто не меняется и может действовать несколько лет до тех пор, пока не устареет или не утратит силу. А при необходимости в него можно вносить изменения. В связи с этим полагаем, что график удобнее утвердить отдельным приказом. Образец приведен на рис. 4.

Образец приказа руководителя об утверждении графика документооборота

—————————————————————————¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью «Квест» ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 87 ¦
¦ об утверждении графика документооборота ¦
¦ ¦
¦г. Владимир 16 июля 2012 г.¦
¦ ¦
¦ Для нормальной работы компании и правильной организации¦
¦документооборота ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Утвердить график документооборота согласно приложению. ¦
¦ 2. Всем ответственным работникам составлять и сдавать первичные¦
¦документы в бухгалтерию согласно утвержденному графику. ¦

¦ 3. Полученные первичные документы от контрагентов передавать в¦
¦бухгалтерию в сроки, указанные в графике. ¦
¦ 4. Возложить контроль за соблюдением исполнителями графика на¦
¦главного бухгалтера М.И. Прохорову. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Свиридов П.В. Свиридов¦
L—————————————————————————

Рисунок 4 Организуйте контроль за соблюдением графика

Работники должны соблюдать установленные в графике сроки составления и передачи документов в бухгалтерию. Такую обязанность следует закрепить в должностных инструкциях и в приказе об утверждении графика. Чтобы контролировать своевременное поступление документов в бухгалтерию, разработайте специальный журнал и поручите вести его бухгалтерам. Образец журнала представлен на рис. 5.

Образец журнала поступления документов в бухгалтерию

—————————————————————————¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью «Квест» ¦
¦ ¦
¦ Журнал поступления документов в бухгалтерию ¦
¦ ¦
¦г. Владимир 16 июля 2012 г.¦
¦ ¦
¦————T————T———-T———————T—————¬¦
¦¦ Дата ¦Наименование¦ Реквизиты¦ Сдал ¦ Принял ¦¦
¦¦ ¦ документа ¦ документа+————T——-+——-T——-+¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О., ¦Подпись¦ Ф.И.О.¦Подпись¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ должность ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦+———-+————+———-+————+——-+——-+——-+¦
¦¦20.07.2012¦Товарная ¦N 521 от ¦Котова Н.Е.,¦Котова ¦Орлова ¦Орлова ¦¦
¦¦ ¦накладная ¦20.07.2012¦менеджер ¦ ¦Н.А. ¦ ¦¦
¦L———-+————+———-+————+——-+——-+———¦
L—————————————————————————

Рисунок 5

Для справки. Контролировать соблюдение сроков, указанных в графике, можно с помощью журнала поступления документов в бухгалтерию.

Обнаружив нарушение графика, руководитель может лишить работника премии, сделать ему замечание или вынести выговор, о чем составляется приказ. Но помните, что дисциплинарное взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня обнаружения и не позднее шести месяцев со дня совершения проступка (ст. 193 ТК РФ). Прежде чем назначать работнику взыскание, не забудьте с него затребовать письменное объяснение.

Нюансы, требующие особого внимания. График документооборота нужен, чтобы контролировать работу сотрудников. А именно отслеживать, вовремя ли они составляют и передают в бухгалтерию первичные документы. Фактические даты передачи документов можно фиксировать в специальном журнале.

Разрабатывая график, объедините документы, перечисляемые в нем, по какому-либо принципу. Например, документы можно разнести по хозяйственным операциям, возможным в организации, либо составить отдельные графики для каждого отдела компании.

За отсутствие графика документооборота не штрафуют, поскольку это внутренний документ организации, оформляемый для того, чтобы организовать и контролировать работу между подразделениями.

Н.А.Кулюкина

Эксперт журнала «Упрощенка»

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.  

Своевременность получения информации для нужд управления в значительной мере зависит от четкости составления графика документооборота. Документооборот— это движение документов от момента их составления до сдачи в архив. График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бухгалтерского учета в организации. Он является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности. Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает  
График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности, обеспечивает  
График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственного задания, а его нарушение — нарушением трудовой и производственной дисциплины.  
При установлении состава первичных документов, включаемого в график документооборота, используют Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета.  
Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается путем указания ответственных лиц по составлению и использованию документов по целевому назначению, а также выполнению работ в момент составления документа.  
Подготовленный график документооборота утверждается руководителем организации, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. Ниже приведена примерная схема графика документооборота (на примере составления документов по учету основных средств) (табл. 6.1).  
До разработки схемы (графика) документооборота необходимо в организации сперва разработать план-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за правильность оформления и своевременность представления необходимой информации. План-график распределения обязанное —  
В зависимости от назначения и установленного порядка обработки документов они выписываются в одном или нескольких экземплярах. После совершения хозяйственных операций документы в соответствии с разработанным графиком документооборота представляются в бухгалтерию организации, где их проверяют и обрабатывают, а затем используют для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.  
В плане документации перечисляют документы, необходимые для организации учета хозяйственных операций и составляют расчет потребности в бланках. Определяют в плане также перечень документов, формы которых разрабатываются самостоятельно. Далее разрабатывается график документооборота.  
Главным бухгалтером предприятия составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм. Так, в табл. 16.1 представлен примерный график документооборота.  
Точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.  
График документооборота в организации  
Кто составляет график документооборота по предприятию  
Определение должностных обязанностей работников бухгалтерии. Руководителем согласно Положению о главных бухгалтерах определяются порядок назначения и увольнения главного бухгалтера, его полномочия. Главным бухгалтером утверждаются график документооборота, формы и сроки сдачи учетных регистров, устанавливаются перечень должностных обязанностей и от-  
Постановка бухгалтерского учета. Этот вид услуг включает в себя комплекс мероприятий и прежде всего определение долговременной учетной политики, выбор формы бухгалтерского учета, подбор комплекса технических средств, формирование структуры бухгалтерской службы, разработку графика документооборота и должностных инструкций для бухгалтерского персонала и др. В результате проведения этих мероприятий принимается решение об организации рациональной системы бухгалтерского учета у заказчика.  
Наличие графика документооборота, утвержденного приказом руководителя организации.  
Организация документооборота лежит на главном бухгалтере фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Примерная схема его дана на с. 129 (схема 4.3). Назначение графика — осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйствен-  
Утверждено приказом № от 05.02 200 г. График документооборота в организации  
Ответственность за разработку и исполнение графиков, правильное и своевременное составление необходимых документов, определенных этими графиками, сроков передачи их в бухгалтерию несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы. Центральной фигурой, осуществляющей контроль за соблюдением графика документооборота, является главный бухгалтер. Его указания в этой части являются обязательны-  

Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным на предприятии графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.  
График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.  
Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей размера предприятия, вида деятельности, структуры управления и т. п. По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы  
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.  
Пример графика документооборота приведен в табл. 6.2.  
Контроль за соблюдением графика документооборота возлагается на  
Правила документооборота. Правила документооборота регулируются графиком документооборота, составляемым в виде схемы или перечня работ, выполняемых структурными подразделениями или конкретными работниками-исполнителями с отражением взаимосвязи и сроков формирования и исполнения документов (см. п. 6.4).  
График документооборота предприятия утвержден приказом директора.  
Составление графика документооборота. 10. Автоматизация бюджетирования.  
Для постановки бюджетирования необходимы не только грамотное решение методологических проблем, вдумчивое осмысление нужного инструментария финансового планирования, но и разработка соответствующих организационных процедур, регламентирующих все вопросы взаимоотношений отдельных структурных подразделений, ЦФО, МВЗ или ЦФУ с руководством предприятия либо фирмы. Очень часто возможность принятия нужного руководителю структурного подразделения бюджета или его корректировки в надлежащую сторону обеспечивается его доступностью к телу генерального директора. Чтобы уменьшить субъективизм в управлении финансами предприятия, нужен собственно четкий порядок, бюджетный регламент. Именно графики и процедуры составления, согласования, консолидации и утверждения бюджетов в компании, графики и процедуры составления отчетов об исполнении бюджетов, их анализа и корректировок, а также соответствующие им графики документооборота превращают бюджетирование и финансовое планирование из игры в цифири в управленческую технологию, в инструмент финансового контроля.  
Венцом всех усилий по организации внутрифирменного бюджетирования является разработка графика документооборота. В сущности без этого документа реальная постановка внутрифирменного бюджетирования и превращение бюджетирования в элемент управленческого контроля невозможны. Назначение графика документооборота состоит во взаимоувязке всех процедур и регламентов бюджетирования, усилий отдельных структурных подразделений компании на различных уровнях управления по составлению бюджетов в единую систему или, как модно сейчас говорить, — в единый управленческий контур, а также по их согласованию и исполнению. Именно с помощью такого графика можно оптимизировать графики составления отдельных (основных и операционных) бюджетов, последовательность, сроки их представления и консолидации, отлаживать взаимодействие отдельных ЦФО, ЦФУ и МВЗ в бюджетном процессе как между собой, так и с различными подразделениями высшего уровня управления (ПЭО, финансовый отдел, отдел маркетинга, бухгалтерия и т. д.).  
Прежде чем перейти к составлению графика документооборота необходимо  
Составить его сразу правильно, раз и навсегда, невозможно, просто не под силу самым опытным специалистам. Слишком уж многоплановой является эта задача, требующая междисциплинарного подхода, разнообразной экспертизы. Если в компании никогда не использовался такой управленческий инструмент, как график документооборота, то на разработку его окончательного варианта применительно к бюджетированию могут уйти два-три месяца после составления первого, пробного наброска. При наличие определенного опыта составления таких графиков эта процедура может занять примерно один месяц.  
В табл. 11.4 приведен образец графика документооборота для финансовой структуры с ЦФО при следовании принципу организации планирования снизу вверх . В этом случае за разработку бюджетов, их корректировку и составление отчетов об их исполнении отвечают ЦФО. Представленный образец графика документооборота не отражает движения информации о корректировках и отчетах об исполнении бюджетов, хотя ее также следует использовать при отработке механизмов организации бюджетного процесса.  

Таблица 11.3 Пример (фрагменты) и форма графика документооборота для финансовой структуры с МВЗ

В банке разработана схема (график) документооборота, определяющая правила контроля расчетно-платежных документов, принимаемых учетно-операционными работниками к исполнению. Кроме того, имеются внутренние инструкции по работе с векселями КБ «РОКОЛ», по работе с кредитным портфелем КБ ТО КОЛ», о порядке ведения кассовых операций в банке.  
График документооборота. Моделирование процедур взамодействия компонентов финансовой структуры компании  
После этого можно приступить собственно к составлению графика документооборота, пример формата которого приведен в табл. 11.3. В процессе составления может обнаружиться необходимость внесения корректив как в сроки, так и в последовательность составления отдельных бюджетов отдельными структурными подразделениями. К этому нужно быть готовым. Как и в случае с финансовыми планами, приступить к оптимизации можно только тогда, когда на руках имеются завершенные варианты всех документов, а не отдельные документы или их фрагменты. Составить сбалансированный финансовый план можно только тогда, когда у вас есть все три основные бюджета (БДиР, БДДС и расчетный баланс). Заниматься оптимизацией бюджета продаж компании не имея всех трех основных бюджетов — глупо. Точно так же оптимизировать бизнес-процессы в компании по вопросам бюджетирования на основе составления графика документооборота можно только тогда, когда все вопросы финансовой структуры, бюджетного регламента, порядок и графики составления бюджетов, распределения функций между подразделениями и уровнями управления завершены. Нужно лишь отдавать себе отчет в том, что, как любая оптимизация, усовершенствование процессов организации бюджетирования — итерационная процедура, а график документооборота — всего лишь инструмент такой процедуры.  

Рассмотрим некоторые примеры графиков документооборота для различного типа финансовых структур. При выделении в рамках финансовой структуры компании только МВЗ и соответственно разработки на уровне отдельных структурных подразделений только операционных бюджетов с их последующей консолидацией в основные бюджеты на уровне всего предприятия или компании график документооборота может быть аналогичен образцу, приведенному в табл. 11.3. Отметим, что в этой таблице представлены лишь фрагменты графика и упрощенные образцы, так как полный график документооборота может занимать десятки страниц. В примере идет речь о разработке первоначаль-  

В статье даются рекомендации по составлению в организации и, в частности, в отделе кадров графика документооборота, приводится образец документа.
Вопреки распространенному мнению, с первичными учетными документами работает не только бухгалтерия организации, но и многие другие сотрудники. Правда, не всегда этот факт осознается ими. Как же можно усовершенствовать документооборот в каждом подразделении и в организации в целом, чтобы минимизировать рабочие конфликты по своевременному оформлению и обмену документами?
Для оптимизации работы с первичными учетными документами, в том числе по учету труда и его оплаты, целесообразно составить график документооборота, назначение которого — установить порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов в организации.
Для этого кадровик не должен полениться заглянуть в нормативный документ, который, хотя и был принят давно, но не потерял актуальности в наши дни, — Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105.
Не думайте, коллеги, что это Положение Минфина СССР вас не касается! Ведь кадровики тоже работают с «первичкой», которая является основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета. Назначение первичных документов — зафиксировать факт совершения хозяйственной операции, к которой относится, в частности, прием на работу сотрудника, его увольнение с работы и многое другое.
Очень важно знать, что создание графика документооборота обусловлено не только нуждами работодателя, но и требованиями закона. Так, разд. 5 указанного выше Положения Минфина СССР дает рекомендации по его составлению. То есть работу по составлению графика документооборота должен организовать совсем не кадровик: такой работой обязан заниматься главный бухгалтер. Но, конечно, кадровые работники не могут остаться в стороне.
График документооборота утверждается приказом руководителя организации.
График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы он мог способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
Как же составить график? График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Все работники организации (как «офисные» специалисты — работники планово-экономического, финансового, юридического отделов, отделов кадров и бухгалтерии, так и сотрудники производственного сектора — начальники цехов, мастера, отделов снабжения, кладовщики и пр.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер, требования которого в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения.
Значит ли это, что вечно занятый главный бухгалтер должен в одиночку заниматься такой работой? Конечно, нет. С созданием графика документооборота один сотрудник не справится. Работу по анализу существующего положения дел с документами, созданию графика документооборота необходимо поручить специально созданной рабочей группе, назначенной приказом (распоряжением) руководителя. Кандидатуры, включенные в рабочую группу, желательно заранее согласовать с руководителем отдела документационного обеспечения управления, канцелярии, архивной службы. Ведь подобной работой должны заниматься люди, сведущие в вопросах делопроизводства. Целесообразно включить в рабочую группу руководителей структурных подразделений, сотрудники которых активно работают с первичными учетными документами.
Работа по составлению графика документооборота только тогда принесет положительные результаты, когда она упорядочит обращение документов во всех структурных подразделениях организации, а не в каком-то одном из них. Ведь «наведение порядка» требует весь массив документации.
Для составления консолидированного графика документооборота потребуется, чтобы каждое подразделение составило, прежде всего, перечень тех документов, которые проходят через их руки.
Причем, поскольку составление каждого документа преследует какую-то цель, решает какую-то управленческую задачу, то нужно определить, какой документ имеет какое назначение.
Применительно к работе отдела кадров потребуется выделить:
— процедуру приема на работу;
— процедуру внесения изменений в условия труда работника;
— процедуру оформления отпуска и т.д.
Работа эта очень кропотливая и займет, скорее всего, не один день.
Возьмем, к примеру, операцию по оформлению отпуска сотрудникам. Какие документы сопровождают оформление этой процедуры? Это график отпусков, уведомление работника о начале отпуска, приказ о предоставлении отпуска, записка-расчет, личная карточка.
Теперь по каждому документу распишем следующие этапы работы с документом:
— создание документа;
— проверка документа;
— обработка документа;
— передача в архив.
Также требуется детализировать информацию внутри каждого этапа по каждой операции, назначив ответственных лиц по каждой из них.
Наибольшего внимания требуют решения вопросы, связанные с порядком хранения первичных учетных документов, часть из которых хранится 75 лет.
Подробную информацию о сроке хранения каждого документа следует смотреть в Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Закон требует, чтобы первичные документы (к которым относятся и все кадровые приказы) до передачи их в архив организации хранились в бухгалтерии (не в отделе кадров!) в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Неверно думать, что главный бухгалтер отвечает только за сохранность баланса и другой отчетности организации. Главбух также является ответственным за сохранность первичных документов, за оформление и передачу их в архив.
Выдача первичных документов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие первичных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, уполномоченные должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, уполномоченные должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
В случае пропажи или иной утраты первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели и т.п. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора и др.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации при необходимости.

Примерный образец
ГРАФИК
документооборота отдела кадров
(фрагмент)
Утвержден
Приказом ООО «Торты»
от 12.01.2012 N 4

Наименование документа Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив
Количество экземпляров Ответственный за выписку Ответственный за оформление Ответственный за исполнение Срок исполнения Ответственный за проверку Кто представляет Порядок предст. Срок предст. Кто исполняет Срок исполнения Кто исполняет Срок передачи
Приказ о приеме на работу 2 Менеджер по персоналу Менеджер по персоналу Менеджер по персоналу 3 рабочих дня со дня фактического начала работы Начальник отдела кадров Менеджер по персоналу В бумажном виде Не позднее дня, следующего за днем подписания Бухгалтер по расчетам 2 рабочих дня со дня представления Менеджер по персоналу При ликвидации

Библиографический список
1. Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Делопроизводство. 2010. N 1.
2. Доронина Л. Сроки и способы хранения кадровой документации // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2008. N 3.
С.Борисова
Менеджер по персоналу
ООО «Элана-Логистик»